Numerazione documenti attivi

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Numerazione documenti attivi Postato: 30 lug 2008, 16:43
La numerazione dei documenti attivi (documenti di vendita, preventivi e ordini a fornitori) comporta l'assegnazione del numero documento che in alcuni casi (ddt e fatture) ha valenza fiscale e quindi deve rispettare una progressione cronologica per data emissione senza salti (non necessariamente partendo dal numero 1).

La numerazione in GO si azzera automaticamente ad ogni cambio di anno solare, anche se l'esercizio della ditta è infrannuale.

Il numero documento viene assegnato automaticamente quando il cursore si posiziona sul campo [numero documento] prelevando l'ultimo valore contenuto nell'archivio dei contatori (gestito con il programma GESCNT) per l'anno del documento, il tipo documento ed il numero di serie utilizzati ed incrementandolo di 1.
Questo valore può essere variato dall'operatore per coprire eventuali buchi o condizioni particolari createsi nella gestione del programma.

Appena si esce dal campo [numero documento], dopo avere verificato che il valore assegnato non esista già, il nuovo valore del contatore viene aggiornato (se superiore all'ultimo memorizzato).
La memorizzazione avviene immediatamente per evitare duplicazioni che altrimenti sfuggirebbero ad ogni controllo in situazione di multiutenza.

Se la memorizzazione della testata del documento non viene eseguita o se successivamente il documento viene cancellato ed il suo numero è quello attuale presente nell'archivio dei contatori (cioè è l'ultimo utilizzato) la numerazione viene ripristinata sottraendo 1 al valore memorizzato.
Se il numero attuale dell'archivio contatori è diverso significa che è stato creato un documento successivo a quello annullato e il ripristino della numerazione non avviene.
In questo caso si genera un buco nella sequenza della numerazione che va coperto nella stessa data del numero immediatamente precedente o in quella del numero immediatamente successivo.
La toppa nella numerazione è un'operazione che va eseguita manualmente dell'operatore.

Per evitare questa situazione che, nel caso di multiutenza può avvenire frequentemente consigliamo di inserire i documenti senza assegnare il numero.
Si può indicare il valore zero in sostituzione di quello proposto o, più comodamente, si può modificare il profilo del codice documento (con il programma GESTDO) indicando di saltare la digitazione del campo [numero documento].

In questo caso la numerazione viene assegnata nel momento in cui il documento viene stampato (anche in anteprima video), cioè con un'operazione che sicuramente implica la consegna del documento all'intestatario e quindi la sua emissione definitiva.
L'unica avvertenza da osservare in questa situazione è quella di stampare tutti i documenti con numero zero nella stessa giornata indicata nel campo [data documento] per evitare che un'emissione o una stampa nel giorno successivo assegni un valore minore di quella del giorno precedente stampato successivamente.
sandro.carrara
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